会展公司是如何在会展前做会展预算的

作者:超级管理员 日期:2022-04-08 点击数:185

做会展预算是会展前期管理的一部分,做会展预算不是随便进行的,二是要结合办展(参展)的具体目标,并且需要有计划、有步骤的进行。经验表明,在参展前、展会中、展会后,分别投人65%、25%、10%的精力,将获得最好的会展效果。

 第一步,明确办展(参展)的具体目标。例如,实现成交额5亿美元,参观人数达到1万人,树立参展企业的形象,等等,在明确具体目标的基础上,才能着手制定会展预算,只有能实现会展目标的预算,才是合理的、成功的预算。

 第二步,收集信息。其中有三类信息需要收集,过去的预算数据,会展所需商品的最新价格,信息通货膨胀的相关信息。尤其要注意通货膨胀的信息,因为预算制定离会展正式举办有一定的时间间隔,对可能的物价上涨做未雨绸缪的准备,可以保证会展经费充足。第三步,拟订预算。在以上三类信息的基础上,对需要支出的各种费用和可能取得的各项收人进行详细的列表分析,根据总预算作必要的调整,可以制定出相对精确的预算,以指导会展工作。

 第四步,公布预算,征求意见。预算草案成形后,要征求各方的意见。有几个原则要注意:是选定一个人负责全部直接开支,明确费用标准和使用的权限及范围,交代清楚展出目标和预算额,向全体筹备人员说明;二是不轻易改变授权,也不轻易改变被授权人的决定;三是不要保密,要将预算限额告知有关的人员,包括外部的承包商。参考各方的意见,可以使预算更加合理。

 第五步,修正预算。由于预算是通过估计制定的,难以保证准确,需要不断地调整。一个耗资非常多的会展项目,其预算至少每两个月要检查一次,发现问题就及时进行调整,使之符合实际情况和需要。必须说明的是,改变预算是很正常的,但任何改变都应有充分的理由。如果理由成立,即使会造成额外的开支,甚至损失,都要坚决改变。最好的方法是仔细调研,认真计算、周密安排,而且要注意的是,改变预算的时间离会展开幕日期越近,可能产生的额外费用就越高。  

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